Jak probíhá?

Statutární zástupce organizace podává žádost pracovišti pro certifikace o zahájení certifikačního řízení a provedení místního šetření, zároveň přikládá požadovanou dokumentaci (tato dokumentace je vymezena Standardy a je uvedena v příloze Metodiky místního šetření).

Zahájení

Proces posouzení odborné způsobilosti je zahájen dnem, kdy NÚV obdrží žádost o zahájení certifikačního řízení a o provedení místního šetření.
Na základě došlých žádostí sestavuje pracoviště pro certifikace harmonogram místních šetření, zajišťuje jejich personální zabezpečení (určí vedoucího a členy certifikačního týmu). Pracoviště pro certifikace nejprve prověří kompletnost přiložené dokumentace, která obsahuje zejména organizačně-právní a  odborné dokumenty nezbytné pro přípravu členů místního certifikačního týmu (dokumentace je podrobně popsána ve Standardech). V případě potřeby si vyžádá další písemné materiály a dokumentaci. Do 30 dnů od obdržení všech potřebných dokumentů podá žadateli zprávu o termínu místního šetření a složení certifikačního týmu. Termín je domlouván s žadatelem o certifikaci tak, aby byla možná návštěva certifikátorů na realizovaném programu školské primární prevence.

Místní šetření

Místní šetření probíhá přímo v zařízení, jehož poskytovaného programu se certifikace týká. Místní šetření trvá zpravidla 1 den, ve výjimečných případech může být prodlouženo do dalšího dne. Předmětem místního šetření může být i více programů, na každý jednotlivý program (všeobecné, selektivní a  indikované primární prevence), o jehož certifikaci se žádá, však musí být podána samostatná žádost o udělení certifikace odborné způsobilosti. Každému programu pak bude v případě pozitivního výsledku certifikačního procesu udělen samostatný certifikát.

Při místním šetření je osobně přítomen statutární zástupce organizace. Pokud nemůže být ze závažných a  prokazatelných důvodů přítomen, pověří jinou osobu, aby jej zastupovala. Pověřovací dokument je úředně ověřen.

Místní šetření se zaměřuje na sledování naplnění Standardů (jak jejich obecné části závazné pro všechny žadatele, tak části speciální dle typu certifikovaného programu: všeobecné, selektivní a indikované školské primární prevence).

V  průběhu místního šetření mohou členové certifikačního týmu klást dotazy vedoucímu, zaměstnancům a  dalším spolupracujícím osobám žadatele, seznamovat se s podkladovými materiály a  dokumentací (při zachování důvěrnosti osobních údajů o klientech), s písemnými vyjádřeními zájemců o program a žádat od žadatele další písemná vyjádření např. Dotazník pro zájemce o program školské primární prevence rizikového chování. Žadatel o certifikaci zajistí, aby vyplněné dotazníky od dvou zájemců o program v zapečetěných obálkách byly v den místního šetření k dispozici certifikátorům, Členové certifikačního týmu (minimálně 1 člen) se, se souhlasem žadatele a  zájemce o program, který je předmětem certifikace, zúčastní tohoto programu jako pozorovatelé. Účast na programu primární prevence je povinnou součástí místního šetření. Pokud není možné tuto účast zrealizovat, je možné návštěvu alternovat videonahrávkou v elektronické podobě, která umožní hodnotitelnost programu dle kritérií stanovených pro hodnocení programu.

Členové certifikačního týmu činí společně pouze ty úkony, jejichž povaha to vyžaduje (zpravidla úvodní seznámení s poskytovaným programem a závěrečné hodnocení programu). Podrobnosti stanoví metodika místního šetření.

Protokol a Závěrečná zpráva o místím šetření

Na základě místního šetření zpracuje certifikační tým Protokol o místním šetření (dále jen Protokol) a Závěrečnou zprávu (dále jen Zpráva) pro Výbor pro udělování certifikací. Zpráva obsahuje podrobný rozbor naplnění schválených standardů, případně zjištěné nedostatky, závěry a návrh na udělení či neudělení certifikátu.

Protokol o místním šetření vyhotoví certifikační tým na závěr místního šetření. Protokol musí obsahovat stručné hodnocení programu, závěry certifikačního týmu včetně návrhu o udělení či neudělení certifikace a seznam případných zjištěných nedostatků (nenaplnění standardů). Součástí Protokolu je certifikátory posouzený číselník programů, kde svým podpisem stvrzují, že typ programu a jeho náplň se shoduje s tím, co prezentoval žadatel. V případě změn je zaznačí a  seznámí s nimi statutárního zástupce žadatele. Vyplněný číselník bude sloužit jako příloha uděleného certifikátu.

Protokol projedná vedoucí certifikačního týmu se statutárním zástupcem žadatele, který se může k jednotlivým bodům do Protokolu písemně vyjádřit. Protokol je následně potvrzen podpisy zástupců obou stran.

Na základě Protokolu vytváří vedoucí certifikačního týmu Závěrečnou zprávu, která se podrobněji vyjadřuje ke zjištěným okolnostem (více v Metodice místního šetření) a do 10 kalendářních dnů od místního šetření ji zasílá spolu s Protokolem do pracoviště pro certifikace.

Závěrečné zprávy a  Protokoly (včetně vyplněných číselníků) pracoviště pro certifikace shromažďuje a jedenkrát měsíčně je zasílá Výboru pro udělování certifikací společně s kopií Protokolu o místním šetření. Podrobnosti stanoví metodika místního šetření.

Rozhodnutí  o výsledku certifikace

Na základě Závěrečné zprávy předložené pracovištěm pro certifikace doporučí Výbor pro udělování certifikací

  • udělit certifikát na období 5 let nebo
  • udělit certifikát na období 5 let s výhradou a s doporučením k odstranění méně závažných nedostatků ve stanovené lhůtě nebo
  • udělit certifikát s podmínkou a určil lhůtu k odstranění závažnějších nedostatků (např. podmínečná certifikace na období 1 roku) nebo
  • certifikát neudělit nebo
  • certifikát odebrat nebo
  • pozastavit platnost certifikátu a stanovit podmínky (např. organizace musí požádat o novou certifikaci či musí souhlasit s dohlídkovým šetřením).

 Výsledek certifikačního řízení oznámí písemně NÚV statutárnímu zástupci žadatele bezprostředně po signaci oznámení o výsledku certifikace MŠMT (více o procesu rozhodování v Certifikačním řádu).

Posouzení nových zařízení

Posouzení nových zařízení, která ještě nemají kontakt s klienty, nerealizovala zatím žádné programy primární prevence na školách, je možné za specifických podmínek. Tato zařízení mají možnost při splnění všech dostupných podmínek Standardů (tedy naplnění všech organizačních a administrativních Standardů) získat certifikát na 1 rok podmínečně. Následující rok požádají znovu o řádnou certifikaci a v zařízení je realizováno dohlídkové šetření, které buď platnost certifikátu prodlouží na rozsah běžného certifikátu (tedy na dalších 5 let při splnění všech podmínek), nebo jej zařízení odebere podle toho, zda naplnilo požadavky Standardů či ne.

Dohlídkové šetření provedou dva certifikátoři (nejlépe pokud je jeden z nich vedoucí původního certifikačního týmu), které pracoviště pro certifikace na místo vyšle v dohodnutém termínu. Cena dohlídkového místního šetření se odvíjí od ceny běžného místního šetření, odpovídá ceně výjezdu dvou certifikátorů.

Rozsah změny v certifikovaném zařízení vedoucí k dohlídkovému šetření

Případné změny v rozsahu certifikovaného programu, v jeho zaměření, v identifikačních údajích o certifikovaném programu nebo o jeho realizátorech je zařízení povinno aktualizovat své údaje formou informace v listinné podobě doručené certifikační agentuře do 15 kalendářních dnů po uskutečnění změny. K této ohlašovací povinnosti se zařízení zavazuje spolu s přijetím certifikátu. Na základě nahlášené změny je možné vyslat do zařízení dohlídkové šetření v případě, že certifikační agentura vysloví podezření, že tato změna mohla ovlivnit kvalitu certifikovaného programu.

Statutární zástupce zařízení má povinnost hlásit tyto změny:

  • Změna organizační formy, formy právní subjektivity
  • Změna spádové či nadřízené instituce
  • Významné personální změny (statutární zástupce, vedoucí zařízení)
  • Změna sídla zařízení
  • Zásadní změny v zaměření programu primární prevence a způsobu jeho realizace

Zejména významné personální změny (statutární zástupce, vedoucí zařízení), změna více než 50% personálu ve vedení organizace, realizující programy primární prevence, povedou k realizaci dohlídkového šetření. Dohlídkové šetření v zařízení buď platnost certifikátu potvrdí, nebo jej zařízení odebere podle toho, zda naplnilo požadavky Standardů, či ne. Dohlídkové šetření je hrazeno žadatelem.