V souladu s požadavkem kapitoly 8. 2. normy ČSN EN ISO 9001 má škola zaveden proces interních auditů, které provádí proškolení interní auditoři (učitelé a jiní zaměstnanci školy) na všech úsecích školy dle plánu, a to minimálně dvakrát do roka.
Uplatňování programu interních auditů na škole zahrnuje:
a) oznámení programu auditů příslušným stranám, tj. vedoucím pracovníkům školy,
b) koordinaci a časové naplánování auditů a jiných činností příslušejících programu auditů,
c) stanovování a udržení procesu hodnocení auditorů a jejich neustálého profesního rozvoje,
d) zajištění výběru auditorů,
e) poskytování požadovaných zdrojů pro audity,
f) zajištění provedení auditu v souladu s programem auditů,
g) zajištění řízení záznamů o činnostech při auditu,
h) zajištění přezkoumání a schválení zpráv z auditů a zajištění jejich rozeslání klientům auditu a jiným určeným stranám,
i) zajištění následných auditů, jsou-li zapotřebí.
Tyto interní audity jsou hodnoceny vedením školy i správou škol SČMSD jako velmi silné, účinné a efektivní evaluační nástroje.
Systém provádění těchto auditů je popsán v řídící dokumentaci, kterou vydává ústředí škol, schvaluje ji jednatel škol SČMSD (představitel managementu škol) a řídí ji manažer kvality správy škol. Schéma této dokumentace, seznam řídící dokumentace a seznam řídící dokumentace školy SOU a SOŠ Znojmo je uveden v příloze č. 7.
Od roku 2007 probíhají na škole interní audity na vedení školy dle ustanovení centrální směrnice QS 82-02 „Interní audity“ viz příloha č. 8, a to vždy v měsíci červnu. Vedoucím auditorem byl jmenován jednatelem společností (škol SČMSD) manažer kvality správy škol a byl vybaven potřebnými pravomocemi. Termíny auditů byly konzultovány s řediteli škol tak, aby cíle a rozsah auditů byly naplněny a nenarušily průběh VVP. Zjištění byla zaznamenána do protokolů a předána ŘŠ. Na závěr manažer kvality správy škol veškerá zjištění ze všech škol SČMSD zpracoval do souhrnného protokolu a ten byl zaslán všem jedenácti ŘŠ (viz příloha č. 9).
Tento souhrnný protokol posloužil vedení všech škol k získání poznatků o případných neshodách zjištěných i v jiných školách a v procesech, které nebyly předmětem auditu na jejich škole vzhledem k časovému omezení auditu. Nutno zdůraznit, že ŘŠ přistoupil k tomuto úkolu velmi zodpovědně a přijal příslušná nápravná a preventivní opatření, což přispělo k dalšímu zlepšování QMS. Dalším cílem auditů bylo ověření připravenosti škol SČMSD na další kolo skupinové certifikace prováděné certifikačním orgánem CSQ-CERT Praha. I tento cíl se podařilo splnit, o čemž svědčí kladný výsledek dozorového auditu i snižující se počet a závažnost zjištěných nedostatků z interních auditů. Počet systémových i nesystémových neshod zjištěných v roce 2009 a 2010 se výrazně snížil proti předchozím auditům z let 2007 až 2009.
V období školního roku 2009/2010 byl systém provádění interních auditů podstatně změněn, a to dle ustanovení nového vydání centrální směrnice QS 82-02, vydání 2. Každá škola navrhla a nechala proškolit (1. července 2009, Manažerský institut COOP Klánovice) druhého interního auditora a nadále bude provádět interní audity ve své škole vlastními silami. Plánování auditů, jejich počet, rozsah a cíle stanoví ředitelé jednotlivých škol. Úkolem manažera kvality správy škol pak je provádět interní audity vedení jednotlivých škol (vedení tvoří ŘŠ a jejich zástupci).
O významu interních auditů pro školu vypovídá i skutečnost, že není zaměřen jen na zkvalitnění VVP, ale postihuje i hodnocení účinnosti a efektivity ostatních řídících a podpůrných procesů (údržba infrastruktury školy, metrologie, provoz školní kuchyně a jídelny, systém HACCP, spisovna, systém nakupování a hodnocení dodavatelů, skladování apod.), které ve škole fungují a kterým dříve nebyla věnována taková pozornost, jako je tomu nyní.
„Cílem těchto auditů je samozřejmě neustálé zlepšování hlavního procesu, ale pokud by bezchybně nefungovaly procesy ostatní, nelze zajistit tu nejvyšší kvalitu VVP a jeho neustálé zlepšování,“ říká ředitel školy Mgr. Libor Hanzal a dodává: „Samotný QMS, pokud je správně zaveden a plně využíván, je úžasně silným evaluačním nástrojem.“
Škola v současné době disponuje dvěma interními auditory, kteří byli proškoleni dle normy ČSN EN ISO 19011 v červenci 2009 a červenci 2010. Jsou to:
Mgr. Dana Andelová – zástupkyně ředitele školy,
Ing. Věra Rosecká – vedoucí ekonomického úseku.
Tato školení jsou celodenní a organizuje je správa škol SČMSD a budou probíhat i nadále v ročních cyklech (viz osnova školení v příloze č. 10). Lektorem školení je manažer kvality správy škol s příslušnou kvalifikací. Praktických zkušeností s prováděním interních auditů na vlastní škole však zatím není mnoho, a proto vedení školy využívá zkušeností manažera kvality správy škol jako poradce při přípravě auditů.
Veškeré interní audity jsou plánované formou ročního programu schváleného ŘŠ.
Interní auditoři mají vždy minimálně 1 měsíc na přípravu. Totéž platí i pro prověřované pracovníky školy. Tím, že je pracovníkům školy s předstihem oznámen termín konání auditu, je jim vytvořen prostor pro přípravu a kontrolu vlastní práce, pracovní dokumentace, záznamů apod.
Vždy je určen vedoucí auditor, který má za úkol připravit interní audit ve spolupráci s vedoucím prověřovaného úseku tak, aby byly splněny cíle interního auditu a rozděleny úkoly v rámci auditního týmu.
Cíle programu auditů stanovuje představitel managementu (ŘŠ) s ohledem na:
a) priority managementu školy (např. ŠVP, státní maturity, certifikace apod.),
b) komerční záměry (smluvní požadavky, granty, podnikatelský záměr),
c) požadavky systému managementu kvality (požadavky ISO 9001, systém HACCP, BOZP),
d) požadavky zákonů, předpisů a smluv,
e) potřeby hodnocení dodavatelů (způsobilost),
f) požadavky zákazníka – žáků, zákonných zástupců, strávníků,
g) potřeby dalších zainteresovaných stran (MŠMT, ČŠI, OHS, orgány veřejné správy),
h) potenciální rizika pro školu (úbytek žáků, finanční rizika, technický stav infrastruktury).
Při přípravě auditoři studují řídící dokumentaci platnou pro daný úsek a rovněž využívají soubory otázek vyplývající z ustanovení normy ISO 9001 a HACCP – viz příloha č. 11 a vytváří si vlastní checklisty pro potřeby auditu.
Vlastní průběh auditu je rozdělen do několika etap, za které odpovídá vedoucí auditor:
a) zahájení auditu,
b) rozdělení úkolů členům auditního týmu,
c) přezkoumání řídících a pracovních dokumentů,
d) příprava průběhu auditu na místě ve spolupráci s vedoucím prověřovaného úseku školy a zpracování plánu auditu (viz příloha č. 9),
e) provedení úvodního jednání,
f) provádění auditu na místě dle plánu,
g) příprava, schválení a distribuce zprávy z auditu (viz příloha č. 9),
h) dokončení auditu.
Výstupem z auditu je zpráva z interního auditu, která obsahuje objektivní zjištění o případném nesouladu se stanovenými požadavky QMS. Musí být potvrzena vedoucím auditorem a obsahuje vyjádření vedoucího prověřovaného úseku školy. Interní auditoři mají kromě povinnosti identifikovat a zaznamenat neshody i právo navrhnout různá doporučení ke zlepšování prověřovaných procesů.
Zpráva je vždy podnětem k zahájení návazného procesu vyhodnocení zjištění z auditů vedoucími pracovníky školy a případně k přijetí nápravných a preventivních opatření dle centrální směrnice QS 83-01 „Kontinuální zlepšování“. Cílem těchto opatření je odhalení a odstranění příčiny zjištěných neshod a následné zvyšování úrovně systému managementu školy a výchovně-vzdělávacího procesu.
Ředitel školy Mgr. Libor Hanzal osobně sleduje výsledky interních auditů i plnění nápravných a preventivních opatření a prezentuje je na pravidelných poradách vedení školy, ze kterých jsou pořizovány zápisy. Tím je zajištěno, že žádné opatření není opomenuto a příčiny neshod jsou odstraněny.
Další „pojistkou“ tohoto systému je pak povinnost vedoucího auditora, aby při dalším auditu na pracovišti školy ověřil účinnost plnění nápravných a preventivních opatření, která byla přijata na základě zprávy z minulého interního auditu.
Vedení školy rovněž přijímá, sleduje a realizuje nápravná a preventivní opatření v případě zjištění neshod při interním auditu, který provádí manažer kvality správy škol z úrovně správy škol SČMSD. Totéž je zajištěno i v případě negativních zjištění nebo doporučení z certifikačních, dozorových a recertifikačních auditů prováděných certifikačním orgánem CSQ-CERT Praha.
Pro provádění interních auditů platí na škole zásady etického chování auditorů i prověřovaných pracovníků, které prosazuje vedení školy v čele s představitelem managementu (ŘŠ).
„Etické chování – základ profesionality. Při provádění auditu je základem vzájemná důvěryhodnost, jednotnost, důvěrnost, diskrétnost a objektivita,“ říká pan ředitel.
Jak se osvědčil systém interních auditů ze strany manažera kvality správy škol a systém interních auditů prováděný interními auditory školy a co tento evaluační nástroj přinesl, hodnotil dále pan ředitel Hanzal:
„Systém interních auditů ze strany MKSŠ se osvědčil zejména ve fázi před certifikací školy. Manažer kvality správy škol měl možnost prostřednictvím interních auditů navštívit všechny školy SČMSD a porovnat připravenost k certifikaci. Vzhledem k tomu, že jsme vždy usilovali, usilujeme a budeme neustále usilovat o zlepšování kvality školy a nebráníme se systematickému posuzování a hodnocení činnosti školy, proto nám proces kontroly vlastní činnosti nebyl nikdy cizí. Kvalitní řízení školy v sobě zahrnuje plánování, kontrolu, zajišťování procesů a zlepšování kvality. QMS (Model řízení kvality, pozn. autorky zprávy) pro nás znamenal aplikaci toho všeho do podmínek naší školy, aplikování modelu řízení na všechny procesy, které ve škole probíhají, rozdělení odpovědnosti a pravomocí. Od začátku jsme systém interních auditů chápali jako pozitivní nadstavbu, která má za cíl zdokonalování procesů a činností školy.
V možnosti proškolit vlastní auditory jsme viděli především šanci převzít odpovědnost za svou vlastní práci
v plné míře. Interní audity přispěly k aktivnímu zapojení zaangažovaných osob do procesu řízení školy.
Interní auditoři ctí metodický způsob hodnocení, který vede ke snížení rizik a naopak napomáhá zlepšení řídících a
kontrolních činností organizace. Výsledky získané z interních auditů slouží jako zpětná vazba ke korekci vlastní
činnosti a také jako východisko pro další práci školy. Systém vnitřních auditů pozitivně posílil autonomii naší
školy, přispěl ke zvýšení samostatnosti a odpovědnosti při hodnocení činnosti školy, naučil nás schopnosti přesně
pojmenovat i věci, které se nám nepodařily tak, jak bychom si sami představovali. Sami již dokážeme být vůči sobě
asertivní, neschováváme se za názory někoho druhého. Poznali jsme, že i chyby, kterých se každý někdy dopouští, jsou
v konečném důsledku pozitivní a motivují nás ke kvalitnějšímu a odpovědnějšímu plnění nelehkých úkolů
(nedostatek žáků, krácení dotací… ).
Tento evaluační nástroj nám umožnil zkvalitnit kontrolu vnitřních mechanismů procesů, které se odehrávají v činnosti školy, které tak potažmo předurčují její kvalitu. Další přínos vidíme v možnosti změnit a posunout způsob zapojení pedagogů do aktivního života školy. Je to nástroj sloužící k profesnímu rozvoji učitelů, motivační nástroj pro získání profesní hrdosti na vlastní práci.“
Ing. Věra Rosecká a Mgr. Dana Andelová (interní auditorky) k tomu dodaly:
„Jedním z nejdůležitějších efektů certifikace je, že dochází pravidelně k vyhodnocování činnosti školy; interní audity, dotazníky spokojenosti pro učitele, rodiče a žáky zvyšují důvěryhodnost při společných projektech s firmami. Konkurenční výhodou je zlepšení image školy na veřejnosti – zákazníci vnímají školu jako seriózního a spolehlivého partnera, získali jsme marketingový nástroj pro zpřístupnění trhů bez certifikátu ISO 9001 často nedostupných.
Definování a zavedení dosud neprováděných procesů (výběr a hodnocení dodavatelů, řízení neshod, řízení dokumentace) vede ke zvýšení konkurenceschopnosti.“
Zkušenosti z provádění interních auditů na škole postupně přibývají a nejsou vždy jen pozitivní.
Pozitivní zkušenosti:
- významné zlepšování účinnosti a efektivity QMS,
- významné snižování výskytu systémových a nesystémových neshod (nyní spíše drobná zjištění a doporučení ke zlepšování),
- prohloubení podpory ze strany vrcholového vedení škol SČMSD,
- využívání zkušeností z auditů pro praxi (jak interních – první stranou, tak i externích – třetí stranou),
- lepší připravenost na kontroly ze strany státních orgánů (ČŠI, IBP, IŽP, OHS, FÚ aj.),
- úspěšný přechod na normu ISO 9001:2008,
- prohloubení a pochopení procesního přístupu,
- zisk významných ocenění v rámci soukromých škol,
- zlepšení systému hodnocení kritických bodů ve stravovacím zařízení HACCP a jeho certifikace,
- výrazné a významné zvýšení kvalifikace interních auditorů,
- přenášení zkušeností a pozitivních poznatků díky auditorům do jednotlivých úseků školy,
- využívání poznatků auditorů na vlastním pracovišti,
- podpora interních auditorů svým přímým nadřízeným,
- zlepšení komunikace v rámci auditních týmů (neformální diskuze a výměna zkušeností),
- vysoká úroveň interních auditů,
- nárůst vážnosti a autority interních auditů i samotného auditního týmu,
- splnění požadavků ISO 19011,
- průnik QMS na jednotlivá pracoviště,
- znalosti pracovníků (nejen vedoucích pracovníků) v oblasti řízení kvality a úlohy v QMS – daří se zapojit zaměstnance školy a získávat jejich aktivní účast a podíl na bezchybné funkci QMS (významný podíl představitele managementu-ŘŠ a Rady kvality).
Negativa:
- značné nároky na interního auditora již při přípravě na audit,
značné množství dokumentů k prostudování,
velký počet auditů v jednom auditním dni,
zvyšující se nároky na znalost souvisejících zákonů, vyhlášek a nařízení,
rostoucí nároky na znalosti procesů konkrétních pracovišť,
v jednom dni jsou auditována pracoviště, která spolu procesně nesouvisí (snížení efektivnosti auditu),
- různorodost procesů, na které se auditor musí připravit,
- početně poměrně malý tým využívaných auditorů vzhledem k velikosti školy,
- nároky na čas, který musí auditor nahradit na svém pracovišti,
- občasné negativní odezvy na výsledky auditu (nepochopení cíle auditu),
- zpočátku i nízké ocenění práce auditorů,
- nedůsledné ověření realizace nápravných a preventivních opatření v praxi (pouze dle textu na papíře),
- dosud malá schopnost auditorů stanovit závažnost zjištěných neshod (systémová neshoda, nesystémová neshoda, zjištění),
- občasná snaha snižovat závažnost neshod až na úroveň doporučení,
- extrémní snaha auditorů neublížit prověřovanému,
- někdy ovlivňování výsledků auditu ze strany prověřovaných a jejich nadřízených,
- sklony k podceňování významu a přínosů interních auditů.
Jednoznačně se projevuje zvyšující se úroveň tohoto evaluačního nástroje, pozitiva převažují a negativní jevy jsou stále méně patrné.
Program interních auditů za podpory vrcholového managementu školy se stal nástrojem zlepšování QMS a sebereflexe v rámci celé školy. Spolu s dalšími EN v rámci autoevaluace školy má významný vliv na zlepšování výchovně-vzdělávacího procesu.