Cesta ke kvalitě

Implementace QMS na školách SČMSD byla zahájena v roce 2006 na základě rozhodnutí jednatele škol SČMSD a všech jedenácti ředitelů škol SČMSD. Byla uzavřena smlouva o odborné pomoci s poradenskou organizací.

Zavádění QMS bylo zahájeno dne 12. července 2006 na Střední odborné škole gastronomie a hotelnictví, s. r. o., SČMSD v Klánovicích, která se tak stala vzorem pro ostatní školy. Ve spolupráci s vedením školy a poradcem byl zpracován návrh pilotního projektu realizace QMS na této škole  (příloha č. 3), který byl následně schválen jednatelem škol.

Tento pilotní projekt byl postupně realizován ve stanovených etapách a rozšiřován na ostatní školy SČMSD, i když docházelo k časovým skluzům zapříčiněným personálními a organizačními změnami. Původně předpokládaný termín certifikace srpen 2007 byl posunut o jeden rok a skupinová dvoustupňová certifikace proběhla úspěšně v červenci a srpnu 2008 na základě smlouvy s akreditovaným certifikačním orgánem CSQ-CERT Praha. Dne 1. 11. 2008 byl udělen certifikát shody všem jedenácti školám SČMSD a ústředí pod č. 391/QMS/2008.

 

Co vedlo jednatele škol k rozhodnutí zavést na školách SČMSD systém managementu kvality dle ISO 9001 a co si od tohoto projektu sliboval?

„Především zlepšení organizační struktury a stanovení priorit v návaznosti na školní řád a školské předpisy a pružnější reakci na potřeby praxe,“ říká JŠ.

 

Jak a od koho se dozvěděl o projektu na zavedení QMS dle ISO 9001 Mgr. Zdeněk Musil – ředitel školy?

O projektu byl informován jednatelem panem PhDr. Vomáčkou na poradě ředitelů. Následně byl pro ředitele škol zorganizován seminář, ve kterém jim p. Pořízka formou power-pointové prezentace přiblížil celkovou problematiku systému QMS dle ISO 9001. Tento systém kvality byl řediteli blízký, protože se již v předchozím období kolem roku 2003 zajímal o možnost přenést tento systém do oblasti kvality školního prostředí. V souvislosti s možností získání Zlatého certifikátu kvality, který se stal od tohoto roku součástí hodnocení soukromých škol, členů Sdružení soukromých škol Čech, Moravy a Slezska, bylo jedním z podmínek udělení právě zavedení a certifikace systému managementu kvality dle ISO 9001.

Mgr. Stanislav Zedníček – ZŘTV – doplnil, že učitelé byli s tímto zavedením seznámeni na červnové klasifikační poradě 2008 a následně na poradách jednotlivých úseků. Žáci byli o zavádění systému informováni třídními učiteli, kteří o tom následně informovali rodiče na třídních schůzkách. Tato informace se objevila i v zápisech Školské rady.

Jeden z učitelů odborného výcviku se vyjádřil takto: „O zavádění systému managementu kvality dle ISO 9001 jsme měli pouze obecné poznatky, v souvislosti s jeho zaváděním ve výrobních a obchodních společnostech. Ve školním roce 2007/08 nás na poradách vedení školy p. ředitel informoval, že SČMSD se rozhodl pro zvýšení kvality výchovy a vzdělání zavést systém managementu jakosti u všech družstevních škol. Zavedení QMS systému do podmínek škol v nás vyvolalo mírné rozpaky, neboť jsme neměli představu o jeho zavedení do vzdělání a výchovy.“

Jeden z žáků 2.B si nevzpomněl, od koho se informaci dozvěděl. Ví, že škola má certifikát kvality, znal a všiml si, kde je certifikát vyvěšen.

Žáci ze 2.B (5 žáků na OV)  pak všeobecně reagovali a odpovídali na položené otázky ZŘPV týkající se  certifikace, znali význam a uměli reagovat v rámci svých znalostí, certifikátu si ve škole nevšimli.

Několik žákyň ze 3.A získalo pojem o certifikaci všeobecně z veřejných informačních zdrojů, dále pak  od učitelů z teorie a OV.

První reakce na rozhodnutí o zavedení QMS na školách SČMS nebyly zcela jednoznačné, ale nebyly veskrze negativní.

Reakce ředitele školy byly spíše pozitivní. Možnost získání certifikátu byla impulzem pro zajištění všech podmínek k získání nejen dle normy ISO 9001, ale i následně možností k získání Zlatého certifikátu SSŠČMS. Navíc určitá výhoda společného certifikačního procesu všech středních škol SČMSD byla výhodou. Následné získání tohoto certifikátu u 4 škol SČMSD byla dobrá reklama použitelná v oblasti propagace směrem k žákovské a rodičovské veřejnosti.

Rovněž i asistentka ředitele si vzpomíná: „ISO jsem do svého nástupu na školu neznala ani nepoužívala. Dokud ho člověk nezačne používat při své práci, tak je mu podstata neznámá. Převládal u mě převážně dobrý pocit z hlediska utříděnosti jednotlivých směrnic a instrukcí potřebných pro každodenní práci. Rozsah je však značný, takže pro nově příchozího zaměstnance je nutné nasměrování nadřízeným, co je pro něj podstatné, a ví, s čím se má seznámit důkladněji.“

K tomu, jaké poznatky získali pracovníci školy při zavádění QMS dle vzoru školy SŠHG Klánovice, která byla tou pilotní školou, říká ŘŠ: „Dokumentace zpracovaná SŠHG Klánovice byla pro nás velkým přínosem. Zpracované společné směrnice dávaly předpoklad pro další rozčlenění jednotlivých činností v rámci zpracovávání směrnic a instrukcí nutných pro školu jako samostatný subjekt v rámci celého systému škol zřizovatele SČMSD. Výjimečně bylo v některých směrnicích znát, že jejich podstata vychází z procesu výrobního charakteru, případně ze sféry veřejnoprávní. Nebylo však problém tyto zásady převést do školské problematiky ve spolupráci s p. Pořízkou. Zásadním přínosem bylo ustanovení Rady kvality a vyčlenění p. Pořízky jako manažera kvality správy škol. Na základě další spolupráce byla stanovena jednotná strategie rozvoje systému QMS jednotlivých škol a celistvost systému škol jako celku.“

A zástupci ŘŠ (ZŘTV, ZŘPV) se shodli na tom, že veškerá dokumentace QMS ze SŠHG Klánovice jim sloužila jako vzor a dala jim možnost blíže se seznámit se zavedením tohoto systému do podmínek jejich školy. Systém školy z Klánovic se stal vodítkem pro převzetí některých jejich směrnic a tvorbu směrnic nových.

Vedení školy se muselo zabývat i reakcemi pracovníků školy, které zpočátku nebyly nijak příznivé.

„Reakce zaměstnanců byly logicky více méně záporné. Důvodem byla neznalost principu systému QMS a zejména obava ze zvýšené byrokracie. Zásadním průlomem bylo přesvědčení vedoucích zaměstnanců na základě pádných argumentů. Pomocníkem v této nelehké situaci byla zkušenost pí Pospíchalové, která díky svému manželovi (majiteli stavební firmy a držiteli certifikátu ISO 9001), znala podstatu systému managementu kvality. Po prolomení bariéry obav, vlastním seznámení se a následném zavedení systému QMS do praxe došlo ke smíření se s nastavenými podmínkami. Zpočátku převažující negativní reakce byly časem nahrazeny pokorným souhlasným plněním rámcových činností stanovených jednotlivými administrativními prvky,“ konstatoval ŘŠ.

Vedoucí Domova mládeže se vyjádřila k tomu, jak probíhalo seznamování pracovníků školy s požadavky QMS dle ISO 9001. Na jednotlivých  poradách úseků je vedoucí seznamovala se zaváděním QMS, jak se dostat na intranet, kde si mohli pročíst dané směrnice nebo zavádění nových formulářů. Bylo jim vysvětleno, že tento systém přinese usnadnění a lepší orientaci. A také, jak přes politiku kvality dojít ke zlepšování a zkvalitnění práce.

Žáci mají možnost si předpisy a formuláře najít na www stránkách školy, kdykoliv si je znovu pročítat, popřípadě zajít za asistentkou ŘŠ – což žáci oceňují.

ŘŠ doplnil svůj pohled na věc a konstatoval, že jednotlivé směrnice a instrukce byly projednány na poradě vedení. Byl stanoven terminář pro předání informací prostřednictvím jednotlivých vedoucích úseků. Na začátku zavádění QMS do běžného režimu školy byla ustanovena komise ve složení ŘŠ, vedoucí úseků, metodik ICT, pracovnice personálního a mzdového úseku, auditor, administrátor ISO 9001. Tato komise se scházela čtvrtletně (později pololetně) a projednávala, a i nadále projednává, zavádění QMS do praxe a jeho zlepšování. Následně vedoucí úseků projednají získané informace na svých úsecích a zadávají úkoly související s vlastním seznámením jednotlivých zaměstnanců s vydanými předpisy.

 

Jaká pozitiva a negativa provázela samotnou implementaci požadavků ISO 9001?

ZŘTV definoval tato pozitiva:

1. sjednocení řídicí dokumentace a formulářů, které jsou zpracovány pro všechny oblasti školy a mají tudíž svůj identifikátor,

2. zjednodušení práce pro pedagogy, kteří se v systému orientují a využívají jej, udává směr k naplňování a zabezpečování kvality námi poskytovaných služeb, stanovení cílů kvality krátkodobých i dlouhodobých vizí a cílů školy,

3. přispění k zvyšování konkurenceschopnosti a zvýraznění image školy, důvěře veřejnosti a státních kontrolních orgánů, zavazuje školu k plnění všech zákonných požadavků.

Negativa viděl v těchto oblastech:

1. počáteční nedůvěra k zavedení systému QMS pro nárůst administrativy, sebelepší certifikát však nemusí zaručit dostatek spokojených zákazníků, v našem případě dostatek žáků pro vzdělávání,

2. obava ze zvyšování finančních nákladů na udržování a případné zvyšování stupňů certifikace.

Kroky ke zlepšení QMS se dle jeho názoru dají realizovat takto:

1. systematicky zlepšovat úroveň povědomí o obsahu politiky kvality u všech zaměstnanců,

2. více využívat možnosti informačního systému SaŠa – přebírat automaticky vytvořené dokumenty pro svoji práci,

3. zaktivovat potenciál lidí ke zlepšení práce a umět je finančně ocenit,

4. ctít hodnoty orientace na žáka, zaměstnance a růst školy.

 

Při hodnocení pozitiv a negativ při tvorbě řídicí dokumentace školy a informačního systému SaŠa vypadalo shrnutí názorů zaměstnanců školy následovně:

Pozitiva:

1. zpracované šablony, které usnadnily rámec zpracování dokumentu,

2. přehlednost dokumentů v rámci orientace k problematice daných činností,

3. definovaná struktura osnovy,

4. jednotnost rozpracovaných celků,

5. SaŠa – dostupnost k dalším směrnicím jiných škol, možnost výměny nebo využití zpracovaného podkladu pro potřeby vlastní školy.

Negativa:

1. někdy až přílišná obsažnost zpracovaných společných směrnic,

2. zpočátku nedostatečná implementace převzatých dokumentů pro potřeby školství,SaŠa – v prvopočátku nebyly uloženy směrnice všech škol SČMSD, výrazný podíl tzv. tahounů – škol, které průběžně vkládaly nově zpracované dokumenty (zpočátku nebyl umožněn přístup ostatním zaměstnancům a jejich potřeba dostupnosti a stahování formulářů souvisejících s jednotlivými směrnicemi).

 

A názor metodika ICT:

„Při tvorbě řídicí dokumentace oceňuji předtisk, který byl dobře zpracovaný. Problémy vznikaly pouze z práce v textovém editoru (Word), jako běžné nedostatky – např. změna formátu stránky, vkládání oddílu apod.

Po úvodních menších nedostatcích (dokumenty zůstávaly viset na portálu při odstranění), vyřešení problému s nahráváním běžných dokumentů (Word, Excel) funguje portál SaŠa bez problémů. Systém je vzhledově příjemný, přehledný a vkládání nových dokumentů je jednoduché a komfortní.“

 

Pracovníci školy rovněž hodnotili systém interních auditů ze strany MKSŠ a systém interních auditů prováděný vlastními auditory z řad pracovníků školy. Přínosy při odhalování slabých míst oceňují poměrně vysoce kladně a považují tento evaluační nástroj za účinný a efektivní. Cílem tohoto procesu je kontinuální zlepšování systému managementu kvality a toto se daří naplňovat.

Zpočátku vedené interní audity ve spolupráci s manažerem kvality správy škol byly přínosem pro retrospektivní pohled na vlastní zpracování a implementaci systému QMS do běžného chodu školy. Přenosem kompetencí na vlastní interní auditory byla zpočátku znát jejich nezkušenost a malá profesionalita vedení interních auditů. To se zlepšilo zapojením druhého interního auditora a konkrétně jmenováním Ing. Gaiduschové. Audity se začaly přenášet do běžné činnosti a začaly plnit svoji evaluační funkci. To přináší pozitivní informaci zejména směrem ke sledovaným jevům i pro celkové hodnocení systému QMS.

Paní Čechová a Ing. Gaiduschová (interní auditoři školy) jsou toho názoru, že interní auditor nahlíží na chod úseku z jiného úhlu než vedoucí daného úseku a má zkušenosti z řízení a chodu dalších vnitroškolních útvarů. Proto může upozornit na nedostatky, které by jinak zůstaly nepovšimnuty, a přispět tak k jejich odstranění, případně zamezit vzniku škody či problému.

Interní audity mají své opodstatnění a měly by sloužit k zefektivnění a transparentnosti hlavních, řídicích i podpůrných procesů.

 

Etapy zavádění QMS:

 

Pro první kolo skupinové certifikace byly vybrány čtyři školy a ústředí škol a ostatní školy pak úspěšně procházely skupinovou certifikací dle plánu certifikačního orgánu CSQ-CERT Praha. SŠOS Žďár byla zařazena do druhého kola, které úspěšně absolvovala v srpnu 2009. Skupinová certifikace škol bude ukončena v srpnu letošního roku.

 

Z pohledu vedení školy je zapojení všech ostatních deseti škol SČMSD do QMS velmi přínosné.

 

Ředitel školy: „Zapojení škol SČMSD do QMS je třeba hodnotit ve dvou fázích vývoje tohoto procesu. V první fázi to bylo nedostatečné zapojení všech škol a spíše iniciativa „tahounů“, kteří rozvíjeli jednotlivé prvky dokumentační struktury. Ve druhé fázi došlo k zásadnímu zlepšení zejména v souvislosti s vlastním procesem certifikace, kdy školy, které procházely vlastní certifikací, musely zefektivnit samotnou podstatu dokumentační struktury. Vychytání „bolístek“ společného portálu SaŠa a jeho zpřístupnění všem uživatelům umožnil vzájemnou propojenost jednotlivých škol a výměnu zkušeností. Současný stav a vlastní potenciál norem jednotlivých škol umístěných na společném portále je velkým přínosem pro další zefektivňování řídicí práce a vlastního principu zkvalitnění managementu kvality.“

 

ZŘTV: „Hodnotíme pouze z pozice jedné z deseti škol zapojených do QMS, kdy zapojení všech škol vede k jednotnému řízení z pozice zřizovatele a možnosti sjednocování v procesu řízení organizace a výchově žáků na střední škole. Ta by měla garantovat stabilní a vysokou kvalitu poskytovaného vzdělání a velkou míru komplexnosti nabídnutých služeb pro udržení žáků, náklonnosti rodičů a spolupráci sociálních partnerů.“

 

Vedení školy se velmi aktivně zajímalo i o názory svých žáků, rodičů, ostatních zainteresovaných stran na systém managementu své školy s ohledem na využívání ISO norem.

Žáci a rodiče se většinou orientují z pohledu managementu školy zejména v rámci přímého kontaktu s pedagogy a případně se zástupci vedení. Při tomto přímém kontaktu dochází k bližšímu seznámení s vlastním principem vnímání managementu jako nejvyšší instance, se kterým mohou řešit případné problémy ve vzdělávání nebo konfliktní situace při vlastní pedagogické činnosti pedagogů školy. Většinou je management školy vnímán jako určitá zástupná instance, ke které se může žák nebo rodič s důvěrou obrátit. Většina jednání, nebereme-li v úvahu jednání výchovného charakteru (podmíněné vyloučení, vyloučení aj.), jsou ze strany rodičů i žáků vnímána pozitivně. Vzájemným pohovorem a rozborem problémové situace lze nalézt kompromisní řešení vyhovující zainteresovaným stranám.

Určité zviditelnění managementu mohou přinést webové stránky. Forma příspěvků a komentářů aktuálního dění ve škole ředitele a jeho zástupců a jejich umístění na webu jsou pro žáky, případně jejich rodiče, dobrým zdrojem informací o dění ve škole. Na našem webu je umístěna rubrika – slovo ředitele. Zpětnou vazbou je možnost kontroly sledovanosti jednotlivých příspěvků, ze kterých vychází tato součást prezentace managementu školy příznivě.