Přezkoumání je obecně chápáno jako činnost prováděná k určení vhodnosti, přiměřenosti, účinnosti a efektivnosti zavedeného systému managementu kvality, jehož záměrem je dosažení stanovených cílů ve všech oblastech života školy. Proto je přezkoumání velmi důležitým EN školy. Cílem přezkoumání je podrobný rozbor jednotlivých procesů, doporučení k jejich zlepšování a realizace těchto doporučení v praxi.
Od roku 2008 je prováděno ve škole pravidelně každý rok, a to vždy v měsících září až říjnu v rámci porady vrcholového vedení školy, které tvoří ŘŠ, zástupce pro teoretickou přípravu, zástupce pro praktickou přípravu a vedoucí školní kuchyně a jídelny. V případě potřeby má představitel managementu (ŘŠ) právo přizvat k tomuto jednání další odpovědné pracovníky školy, jichž se projednávaná problematika týká.
Přezkoumání QMS je prováděno dle ustanovení společné interní směrnice číslo QS 83-01 „Kontinuální zlepšování“, která je návodem k provádění tohoto procesu a stanovuje také obsah tohoto přezkoumání.
Směrnice rovněž obsahuje postupy řízení a odstraňování zjištěných neshod z různých zdrojů, jejich řešení s ohledem na odstraňování příčin identifikovaných neshod i neshod potenciálních, přijímání a realizaci nápravných a preventivních opatření - viz příloha č. 4.
Zkušenosti školy za poslední tři roky ukazují, že pravidelné přezkoumávání QMS školy významně podporuje proces kontinuálního zlepšování činností, procesů a celého systému řízení. Toto pravidelné a trvalé porovnávání QMS s požadavky norem ISO, požadavky zákazníků (rodičů, žáků, legislativních orgánů a všech zainteresovaných stran), legislativních požadavků atd. je hledáním příležitostí ke zlepšení zejména formou preventivních opatření a je důležitou metodou zlepšování.
Další osvědčenou metodou přezkoumávání QMS jsou porady vedení školy, kde jsou stanovována zejména preventivní opatření pro zlepšování v různých oblastech života školy, s konkrétní odpovědností za jejich plnění, včetně stanovených termínů a potřebných zdrojů. Jedná se o tzv. dílčí přezkoumání QMS. Z každé porady vedení jsou pořizovány zápisy, které jsou distribuovány všem členům vedení školy.
| Text normy ČSN EN ISO 9001:2009: 5.6 Přezkoumání systému managementu 5.6.1 Obecně Vrcholové vedení musí v plánovaných inervalech přezkoumávat systém managementu kvality organizace, aby byla zajištěna jeho neustálá vhodnost, přiměřenost a efektivnost. Toto přezkoumání musí zahrnovat posouzení příležitostí pro zlepšování a potřebu změn v systému managementu kvality, včetně politiky kvality a cílů kvality. Musí být vytvářeny a udržovány záznamy a přezkoumání systému managementu (viz 4.2.4) 5.6.2 Vstup pro přezkoumání Vstup pro přezkoumání systému managementu musí zahrnovat informace o a) výsledcích auditů, b) zpětné vazbě od zákazníka, c) výkonnosti procesů a shodě produktu, d) stavu preventivních a nápravných opatření, e) následných opatřeních vyplývajících z předchozích přezkoumávání systému managementu, f) změnách, které by mohly ovlivnit systém managementu kvality a g) doporučeních pro zlepšování. 5.6.3 Výstup z přezkoumání Výstup z přezkoumání managementu musí zahrnovat všechna rozhodnutí a opatření vztahující se a) ke zlepšování efektivnosti systému managementu kvality a jeho procesů, b) ke zlepšování produktu ve vztahu k požadavkům zákazníka a c) k potřebám zdrojů. |
Představitel managementu škol SČMSD stanovil způsob a interval (min. 1x za rok) přezkoumání funkčnosti, účinnosti a efektivnosti QMS, které zajistí jeho vhodné a účinné provozování ve všech školách SČMSD. Tento vyšší stupeň přezkoumání QMS je prováděn rovněž dle směrnice QS 83-01 „Kontinuální zlepšování“. Jsou stanoveny oblasti přezkoumání, které zahrnují všechny procesy související s QMS.
Vstupem pro přezkoumání QMS vedením všech škol SČMSD jsou zprávy a zápisy o fungování QMS a další informace, které zasílají představitelé managementu kvality každé z jedenácti škol, kde toto přezkoumání již proběhlo. Uvedené materiály jsou zaslány manažeru kvality správy škol (MKSŠ), který na jejich základě zpracuje podklady pro představitele managementu škol SČMSD. Představitel managementu škol vypracuje souhrnnou zprávu, viz příloha č. 5, a předkládá ji k projednání poradě vedení, a to elektronickou cestou pomocí internetové aplikace SaŠa.
Účastníky porady jsou:
-
Jednatel společností-škol SČMSD – představitel managementu škol
-
Ředitelé škol – představitelé managementu jednotlivých škol
-
Manažer kvality správy škol
Představitelé managementu jednotlivých škol (ŘŠ) jsou povinni se k této zprávě vyjádřit do 10 pracovních dní po jejím zveřejnění na aplikaci SaŠa, a to k rukám jednatele-představitele managementu všech škol. Na základě jejich vyjádření, připomínek a podnětů v rámci diskuze je zpracován a stejnou cestou vydán zápis, viz příloha č. 6, z tohoto přezkoumání s obsahem odsouhlasených závěrů, které tvoří úkoly na další období s cílem zajistit trvalé zlepšování QMS na školách SČMSD.
Vstupem pro přezkoumání QMS školy ve Žďáru n. S. je „Zpráva pro přezkoumání QMS školy“ – viz příloha č. 7 –, která obsahuje vždy informace definované v kap. 5.6.2 normy ČSN EN ISO 9001:2009.
Podkladem pro zpracování této zprávy jsou informace formou dílčích zpráv od jednotlivých vedoucích úseků.
Představitel managementu (ŘŠ) na základě těchto dílčích zpráv a vlastních poznatků zpracuje souhrnnou zprávu o účinnosti a efektivnosti QMS za dané období, do které zahrne i další informace, které vyplynuly z minulého přezkoumání QMS včetně návrhů na zlepšování v jednotlivých přezkoumávaných oblastech.
Zpráva pro přezkoumání vždy obsahuje následující přezkoumávané oblasti:
-
Politika a cíle kvality
-
Stav řídicích dokumentů QMS
-
Organizační struktura
-
Systém pro poskytování dotací
-
Příprava pracovníků
-
Personální záležitosti
-
Hodnocení dodavatelů
-
Výsledky interních auditů kvality
-
Výsledky finanční kontroly
-
Výsledky kontrol nadřízených orgánů
-
Vyhodnocení odvolání, upozornění, stížností
-
Hodnocení spokojenosti zákazníků
-
Vyhodnocení systému nápravných a preventivních opatření
-
Efektivnost opatření z předchozího přezkoumání vedením škol SČMSD
-
Hodnocení výkonnosti výchovně-vzdělávacího procesu dle parametrů
-
Hodnocení funkčnosti systému HACCP
-
Informace o změnách, které by mohly ovlivnit QMS
Originál zprávy v listinné podobě je uložen u ŘŠ. Přezkoumání QMS probíhá vždy za účasti ŘŠ a VÚ.
Zpráva je zaslána rovněž manažeru kvality správy škol elektronickou cestou přes informační systém SaŠa, a to do 10 dní od provedení přezkoumání na této škole, a je využita jako podklad pro zpracování souhrnné zprávy pro představitele managementu všech škol – jednatele škol.
Výsledkem přezkoumání účinnosti a efektivnosti QMS je soubor rozhodnutí a opatření uvedených v zápise, jehož náležitosti jsou definovány v kap. 5.6.3 normy ČSN EN ISO 9001:2009.
Tento zápis zpracovává představitel managementu školy ve Žďáru n. S. (ŘŠ) a předává jej všem zúčastněným elektronickou cestou v rámci IS školy – viz příloha č. 8. Originál zápisu z přezkoumání QMS je považován za důležitý záznam a je uložen u ŘŠ. Obsah zápisu je totožný s obsahem zprávy pro přezkoumání.
Veškerá opatření stanovená vedením školy jsou konkrétní, termínovaná a adresná a následně jsou realizována příslušnými vedoucími úseků.
Plnění těchto opatření je sledováno a korigováno ŘŠ a vedení úseku garantuje zajištění veškerých potřebných zdrojů.
Zápis z tohoto přezkoumání zasílá představitel managementu rovněž manažeru kvality správy škol do 10 dnů od provedení přezkoumání na škole. Manažer kvality správy škol provádí kontrolu plnění přijatých opatření v rámci interních auditů kvality na jednotlivých školách dle programu.
Z hodnocení procesu přezkoumávání systému managementu jako vhodného EN, které provedlo vedení školy, vyplývá, že se stal nedílnou součástí evaluačního procesu v rámci hodnoticí zprávy školy. Podíváme-li se na tento systém z pohledu naplnění principu hodnocení, je nutné k tomu vzít v úvahu základní parametry stanovené legislativním rámcem:
a) Podmínky ke vzdělávání
Systematicky se přezkoumává zejména oblast podpory materiálního, personálního a finančního zabezpečení vzdělávání jako procesu hlavní činnosti školy. Jednotlivé normy specifikují oblasti, ve kterých by tyto činnosti měly probíhat. Nedílnou součástí je zejména materiální podpora, která předurčuje kvalitu procesu vzdělávání. Přezkoumání QMS vedením školy je zaměřeno zejména na zpětnou vazbu s vyhodnocením stanovených dlouhodobých cílů a jejich etapovou realizaci dle finančních možností v daném období.
b) Průběh vzdělávání
Průběh vzdělávání jako každodenní naplnění hlavní činnosti školy musí splňovat stanovené standardy rámcových vzdělávacích programů. ŠVP zpracované jednotlivými týmy učitelů a učitelů odborného výcviku vychází z těchto standardů a specifikují vlastní profilaci školy v daném oboru vzdělání. Systém přezkoumání QMS je zde zastoupen v součinnosti s předmětnými směrnicemi a instrukcemi, jejichž hlavním cílem je naplnění procesu vzdělávání v rámci obsahu jednotlivých ŠVP. Nezbytnou součástí je kontrolní a hospitační činnost, která vede zejména k usměrnění činnosti jednotlivých pedagogů s principy didaktických zásad.
c) Podpora školy žákům, spolupráce s rodiči, vliv vzájemných vztahů školy, žáků, rodičů a dalších osob na vzdělávání
Tento parametr je jedním ze základních pilířů evaluačních potřeb, pro které se vytváří základní způsoby naplnění vzdělávacích cílů. Začleněním dostupných nástrojů vnitřních a vnějších hodnoticích prvků jsou nutným předpokladem vzájemných vazeb učitel–žák, škola–rodič.
d) Výsledky vzdělávání, uplatnitelnost na trhu práce
V rámci systému přezkoumání QMS je zakotvena podstata hodnocení výsledků vzdělávání v návaznosti na výstup absolventa a jeho uplatnitelnost v praxi. Soustavné vyhodnocování tohoto procesu a zejména úzká vazba na potřeby sociálních partnerů a potřeby trhu práce je nedílnou podmínkou a jednou z hlavních náplní činnosti managementu školy.
e) Řízení školy, kvalita personální práce, kvalita dalšího vzdělávání pedagogů
V tomto parametru se odráží sama podstata zavedení systému QMS pro ISO 9001 a jeho přezkoumání. Soustavné vedení řídicího procesu k vlastním hodnoticím prvkům na jednotlivých úrovních řízení má nezastupitelnou a opodstatněnou roli. S tím úzce souvisí kvalita zajištěnosti personální práce, jejíž hodnota je dána vysokou úrovní kvalifikovanosti zejména pedagogického sboru. Nedílnou součástí k naplnění této kvality je propracovaný a soustavně podporovaný systém dalšího vzdělávání pedagogů ze strany vedení školy.
f)Úroveň výsledků práce školy zejména k podmínkám vzdělávání a ekonomickým zdrojům
Výsledný parametr, v němž se odráží celková úroveň nastavených pravidel pro přezkoumání QMS. Využívá k tomu výsledky interních auditů, vlastní evaluační hodnoticí proces a retrospektivní pohled na jednotlivé etapy rozvoje úrovně školy. Tyto prvky vytváří hlavní předpoklady pro dostatečné ekonomické zdroje, které jsou odvislé od počtu žáků v procesu vzdělávání. Ekonomické zdroje a jejich získávání jsou nedílnou podmínkou činnosti a odpovědnosti ředitele školy jako představitele školního managementu. Základní stavební kameny – dostatečný zájem uchazečů – vlastní počet žáků školy – dotační politika – ochota a možnosti rodičů hradit školné = kvalitní škola, kvalitní příprava, kvalitní výstup.
Zástupce ředitele pro praktickou přípravu toto hodnocení ještě doplnil slovy: „Přezkoumání QMS je určitě evaluačním nástrojem jak pro hodnocení vzdělávacích výsledků, strategii řízení a plánování, hodnocení používaných učebnic, výukových materiálů atd., tak pro plánovanou kontrolu práce jednotlivých úseků školy, včetně interních auditů. Důležitou instrukcí pro evaluaci je stanovení cílů kvality daného úseku a jeho následné vyhodnocení na všech úsecích za školní rok. Evaluací by se měl vytvořit předpoklad dalšího zlepšování systému kvality vzdělávání a systému řízení školy. Lze podle něj provést analýzu současného stavu, určit účinné nástroje pro nápravu chyb.“